Postfächer

Zuletzt geändert von superadmin am 24.01.2017

Sammelpostfach

In einem Postfach werden alle eingegangenen Formulardaten abgelegt. Über die Formulareinstellungen -> Übersicht -> Bereitstellung kann pro Formular ein individuelles Zielpostfach festgelegt und über die Postfacheinstellung der Benutzerzugriff geregelt werden.

  • Validierung
    Eingegangene Daten werden validiert

  • Workflow
    Aus den eingegangenen Daten wir ein Vorgang erzeugt und dieser wird innerhalb des Workflows abgearbeitet, wenn eine entsprechende Workflowverarbeitung definiert wurde.

  • Post-Prozesse
    Verschiedene Prozesse die nach der Workflowabarbeitung durchgeführt werden.

  • Postfach
    Vorgang im entsprechenden Postfach (Sammelpostfach) ablegen.

Neues Postfach anlegen

  • Öffnen Sie das Modul "Postfächer" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu".
  • Vergeben Sie einen beliebigen Namen und optional eine Beschreibung für dieses Postfach.
  • Bestätigen Sie die Angaben über die Schaltfläche "Speichern".

Im unteren Teil des Fensters können Sie Benutzergruppen per Drag&Drop - oder über die Schaltflächen zwischen der Benutzergruppen - für dieses Postfach definieren. Nur Benutzer der hinzugefügten Benutzergruppen haben Zugriff auf dieses Postfach bzw. können das Postfach in der Inbox sehen. Für Benutzer, die während der Änderungen am System angemeldet sind, greifen die Änderungen erst nach dem erneuten Login.

Postfach bearbeiten

  • Markieren Sie das zu bearbeitende Postfach im Linken Teil der Postfachverwaltung.
  • Ändern Sie die gewünschten Angaben und bestätigen Sie die Änderungen über die Schaltfläche "Speichern".
  • Die Änderung wird sofort nach dem Speichern aktiv.

Postfach löschen

  • Markieren Sie das zu löschende Postfach im Linken Teil der Postfachverwaltung.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche "Löschen".
Ein Postfach kann nur gelöscht werden, wenn es leer ist und nicht von einem Projekt referenziert wird. Im Punkt "Postfach leeren" wird beschrieben, wie ein Postfach geleert werden kann.

Postfach leeren

Gelöschte Postfachdaten können nicht mehr wiederhergestellt werden.

Um alle Daten eines Postfachs zu löschen, wird die Funktion "Postfach leeren" verwendet. Diese Funktion löscht alle Formulardaten, inkl. eventuelle Dateien, unwiderruflich aus dem System.

  1. Markieren Sie das zu leerende Postfach im linken Teil der Postfachverwaltung.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Postfach leeren".

Formularpostfach

Im Sammelpostfach werden alle Vorgänge nach einer festgelegten Struktur (Projekt ID, Vorgang ID, Prozess ID, Eingangsdatum, Änderungsdatum, Status) dargestellt. Als alternative Möglichkeit besteht das Definieren eines sog. Formularpostfachs, da dort die anzuzeigenden Spalten individuell konfigurierbar sind.

Siehe Formularpostfach

Tags:
Erstellt von superadmin am 02.06.2015
  
Copyright 2000-2018